Pasos para cambiar de Administrador de Fincas

Pasos para cambiar a un administrador de fincas

 

Paso 1.

Lo normal es que la junta la convoque el presidente de la comunidad , pero también la pueden convocar el 25% de los vecinos

Todos los propietarios tienen que estar correctamente notificados, pero el cambio puede producirse en una junta extraordinaria o convocada para este aspecto.

No es necesario esperar a la junta ordinaria anual de propietarios de la comunidad para efectuar un cambio de administrador. Este cambio puede producirse en cualquier junta extraordinaria o bien convocarse una para este efecto

Lo habitual es que se inste al presidente de la comunidad para que este convoque una junta extraordinaria con este punto incluido dentro del orden del día, o como único punto. El presidente tiene la potestad para convocarla sin necesidad de que exista un número mínimo de convocantes. Si el presidente no accede a la convocatoria de esta junta, entonces necesitaréis que al menos el 25% de los propietarios quiera convocarla

El cambio de administrador puede proponerlo cualquier propietario, sin necesidad de que el presidente esté de acuerdo con la propuesta. Si promovéis la junta sin la ayuda del presidente o el administrador, tened en cuenta que todos los propietarios tienen que ser correctamente notificados. Supervecina puede acompañarte en todo el proceso de convocatoria y cambio de administración por vosotros.

También podéis utilizar nuestro servicio gratuito de delegación online del voto para la convocatoria y voto en este punto del orden del día, visita vota.supervecina.com

Paso 2.

Es conveniente tener propuestas alternativas de administración para que no ser cree un vacio de gestión y haya que convocar una nueva junta con los problemas que hay actualmente de limitaciones de foro. No olvidéis incluir en el orden del día la presentación de estas propuestas supeditadas a la aprobación del cambio de administración. 

Se necesita una mayoría simple tanto en número de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como en porcentaje de cuota de participación (más del 50% de propiedad del inmueble representada) para que se apruebe el cambio de administración.

Habitualmente si se produce la mayoría en número de propietarios también se produce la mayoría en porcentaje de cuota de participación, pero si la votación está muy ajustada y hay mucha diferencia de superficie entre las viviendas que han votado, podría darse esta circunstancia, en cuyo caso, la votación no saldría adelante. Al administrador saliente hay que notificarle por escrito y darle al menos un plazo de un mes para que realice el cambio.

Paso 3.

Debéis motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual: la «causa justa»

En el caso que el administrador saliente reclame una indemnización y que la causa justa no haya podido ser demostrada, podéis intentar negociar con vuestro administrador dicha indemnización.

Debéis motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual, lo que se denomina «causa justa», que no incluye por ejemplo: el hecho de tener una oferta económica más ventajosa, no convocar juntas (eso puede hacerlo siempre el presidente), o la exigencia del cobro a morosos.

La pérdida de confianza puede ser considerada una causa justa. El justificarla con los compromisos a los que el administrador accedió al principio de su contrato, será clave para poder realizar el cambio. Un documento de utilidad es el código deontológico del administradores de fincas del Consejo General de Colegios Administradores de Fincas España, en el que se recogen las obligaciones, buenas prácticas y relaciones con los propietarios que son esperables en el ejercicio de la profesión.

Causa justa es por ejemplo la pérdida de confianza derivada de un perjuicio económico causado a la comunidad, o no presentar las cuentas anuales en tiempo y forma.

En el caso que el administrador saliente reclame una indemnización y que la causa justa no haya podido ser demostrada, podéis intentar negociar con vuestro administrador dicha indemnización. Por lo general variará entre el importe económico que percibiría por dos mensualidades o las mensualidades que hubiese percibido por el periodo que restaba hasta la fecha de renovación de su contrato.

No olvidéis establecer un plazo para la transferencia de la documentación de la comunidad, el administrador «saliente» debe proporcionar el cierre de la contabilidad hasta la fecha del cambio y el administrador «entrante» revisarla.

¿Qué ocurre después del cambio de administrador? ¿Cómo proceder? Documentación y Sustitución

 

En el caso de que no se nombre una nueva administración en la junta de propietarios, la cual ha aprobado el cese del actual, ¿quién se encarga en la transición de esta responsabilidad? Para responder a esta pregunta acudimos al art. 13.5 y art. 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal, que nos dicen que en ese caso sería el presidente de la comunidad.

Habrá que tener en cuenta por supuesto el acuerdo de los propietarios. También se pueden elegir dos personas para que hagan de secretario y de administrador independientemente. Establecer un plazo para la transferencia de la documentación de la comunidad será clave. Aunque el administrador se vaya deberá proporcionar el cierre de la contabilidad hasta la fecha de cambio.

El nuevo administrador deberá revisar la misma. ¿Qué documentación debe traspasar el administrador de fincas saliente de una comunidad al administrador de fincas entrante?

El administrador saliente debe entregar esta documentación en un plazo de 10 días:

  • Listado de propietarios, coeficientes, datos de contacto y forma de pago de los diferentes recibos de la comunidad.
  • Últimos recibos ordinarios emitidos y derramas pendientes (en caso de existir).
  • Si existe algún empleado en la comunidad, debe proporcionarse su nómina y los seguros sociales abonados.
  • La tarjeta de identificación fiscal de la propiedad, necesaria para el pago de impuestos.
  • Contrato de la cuenta corriente de la comunidad y firmas autorizadas o necesarias para operar con la entidad.
  • Contacto de los proveedores de obras pasadas y obras y mantenimientos en curso.
  • Contrato del seguro de la comunidad y contacto para el caso de incidencias.
  • El libro de actas de la comunidad, incluyendo el último acta.
  • Los Estatutos
  • La escritura de obra nueva y división horizontal.

Además, dentro de un plazo recomendable de 45 días, el administrador saliente debe proporcionar la siguiente información: contratos de mantenimiento; contratos de suministros; y contratos de alquileres.

Incluimos la documentación necesaria para el funcionamiento de las instalaciones con sus revisiones correspondientes; las licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha; para los ascensores, el organismo de control y fechas de inspección; los contratos de trabajo y Seguros Sociales (TC1 y TC2); el material relativo a prevención de riesgos laborales; las liquidaciones IRPF e IVA.; los procedimientos judiciales, en vigor o finalizados; la correspondencia; y la contabilidad de los últimos 5 años.

Si el administrador saliente no entrega toda la documentación solicitada o se niega expresamente a hacerlo, esta conducta es sancionable. Cabe destacar que el administrador de la comunidad de propietarios puede dimitir de forma voluntaria. En este caso debe dar un preaviso que sea suficiente, además de cumplir en cualquier caso con los plazos de entrega de la documentación al administrador entrante.

Y si aún no ha sido designado uno nuevo, irá a parar al presidente de la comunidad. Es conveniente que la comunidad convoque una junta extraordinaria en cuanto tenga conocimiento de la dimisión del administrador.

Supervecina.com os hace el proceso más fácil

 

Puede parecer que el cambio de administrador  de una comunidad de propietarios es un proceso complicado, pero si no estáis satisfechos con el servicio que actualmente estáis recibiendo, en Supervecina os acompañamos durante vuestro proceso, para que sea mucho más sencillo.

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