Conseguir reuniones productivas y eficientes en la administración de la comunidad

Conseguir reuniones productivas y eficientes en la administración de la comunidad

Entre vecinos establecemos reuniones periódicas en nuestra comunidad y con diferentes objetivos, comúnmente se presta para la aprobación de presupuestos del mantenimiento o contratación de nuevas obras, tengamos en cuenta que esta reunión debe celebrarse al menos una vez al año, y el presidente es quien está a cargo de convocarla, aunque puede solicitarse de otra forma por solicitud del 25% de los propietarios. Conseguir que la reunión sea efectiva dependerá de la organización de la misma, cumplir con un propósito, y la correcta divulgación de la información, para que esto sea posible compartimos algunas sugerencias.

¿Es necesario convocar una reunión?

El tiempo es valioso, del que disponemos en el día para cumplir con todas nuestras obligaciones, podemos ser productivos de entrada si no estamos convocando reuniones por temas que podemos resolver enviando un correo electrónico o al uso de aplicaciones que nos ofrece actualmente la tecnología en la web, por ejemplo, enviar una carta o comunicarles a los vecinos de sus obligaciones o facturas pendientes por pagar.

Asistencia de los propietarios, mantener el objetivo

Una reunión de la comunidad requiere de la asistencia de los propietarios o representantes de cada una de las viviendas, como se había comentado anteriormente, se fija un objetivo, con lo temas que se deban abordar en la reunión, en garantía de mantener en las mejores condiciones los espacios comunes del edificio.

La buena marcha de la reunión también dependerá de la preparación y dirección que se le haga a la misma, el administrador informa con anticipación los temas, la fecha, hora y lugar en la que se llevará a cabo la reunión, si bien el moderador tiene el trabajo de divulgar la información, también debe velar porque el tema no se desvíe con otros requerimientos de los vecinos, aunque sea importante, abordar una gran cantidad de temas no se podrá resolver en un espacio limitado de tiempo, será mejor informar los medios para poner otras peticiones o en dado caso agendar otra reunión.

Recomendaciones generales

Elaborar presentaciones cortas, con un tamaño adecuado de letra e imágenes, que facilite la lectura de todos los que se encuentren en la sala. Sin mucha información, la que sea suficiente y bien distribuida en las diapositivas.

Designar a una persona que tome nota de las decisiones, temas tratados y conclusiones. Se crea un acta que facilite la consulta de los próximos pasos, fechas y responsables de las actividades, en un formato estándar del documento.

Ver con mayor interés el cumplimiento de los objetivos, que limitar el tiempo de la reunión. Se recomienda extender no más de 20 minutos, siempre con la intención de solucionar el problema.

Crear un resumen y mostrarlo a todos los asistentes. Retomar brevemente los objetivos al final, evitando que las discusiones y discordias de la reunión queden latentes para el buen desempeño de los proyectos. Este ejercicio es muy útil para mantener el interés y el enfoque de todos, en los requerimientos de la comunidad.

Con la ayuda del acta, dar seguimiento a pendientes y próximos pasos que hayan quedado de la reunión, así como divulgar brevemente el cumplimiento de las actividades en una próxima convocatoria.

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