Certificado digital para Comunidad de Vecinos

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Una comunidad de propietarios (NIF que empieza por H) debe pedir en la FNMT el certificado de Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica: se solicita por internet, se acredita la identidad con el código recibido en una oficina de la Agencia Tributaria (con cita previa) o de Correos y después se descarga. Lo necesita porque las entidades sin personalidad jurídica están obligadas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones (art. 14.2.b de la Ley 39/2015). Presentar en papel una autoliquidación o declaración tributaria que debía ir por vía electrónica se sanciona con una multa fija de 250 euros (art. 199.2 de la Ley General Tributaria).

El certificado digital es un mecanismo que permite identificar a una persona en internet. Se lleva a cabo mediante un documento digitalizado que contiene nuestros datos. Nos certifica un organismo oficial, lo que nos permite realizar operaciones de firmas electrónicas de manera segura por internet, acreditando nuestra identidad. Se puede decir que es el DNI de tu comunidad de propietarios.

Y este, ¿para qué nos sirve? Con el certificado digital podremos realizar trámites de forma rápida y eficaz a través de internet. Muchos trámites administrativos en relación a la Agencia Tributaria actualmente deben realizarse de manera online, por lo que tenerlo será del todo necesario. Servirá para muchos trámites y gestiones que requiera la comunidad, como por ejemplo, en lo que repercute a la presentación y liquidación de impuestos.

¿Cómo solicitarlo? Documentación requerida AEAT

En primer lugar, la persona que se encargue del trámite del certificado digital deberá acceder a la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Una vez allí, deberá solicitar el certificado de Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica. Antes hay que instalar el software que indica la FNMT en su apartado de configuración previa. En la solicitud se indica el NIF de la comunidad y un correo electrónico, al que la FNMT envía un código de solicitud.

En segundo lugar, esta persona deberá acreditar su identidad de manera presencial en una oficina de la Agencia Tributaria (con cita previa) o de Correos (sin cita previa). Según la documentación que exige la FNMT para comunidades de propietarios, tendrás que llevar:

• El código de solicitud que ha llegado al correo electrónico elegido.
• Tu documento de identidad.
• Si eres el presidente: el libro de actas original donde conste tu nombramiento, o copia del acta o certificación del acuerdo de nombramiento con las firmas legitimadas ante notario.
• Si eres el administrador colegiado: poder notarial con la cláusula especial para solicitar y usar el certificado, o el libro de actas en el que la junta te nombra apoderado para obtenerlo y usarlo, indicando que el acuerdo es firme, que se adoptó con las mayorías legales, tu número de colegiado y que no está recurrido.
• Si eres un propietario autorizado: el libro de actas con el acuerdo de la junta que te autoriza expresamente, con las mismas menciones.

Si la acreditación se hace en la Agencia Tributaria, no hace falta aportar los documentos de constitución de la comunidad.

En tercer y último lugar, una vez acreditada la identidad, se descarga el certificado desde la web de la FNMT con el mismo código de solicitud. La FNMT recomienda hacer una copia de seguridad.

¿Es obligatorio?

Ninguna norma dice literalmente “la comunidad debe tener certificado digital”. Pero la Ley 39/2015 obliga a las entidades sin personalidad jurídica, como las comunidades de propietarios, a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones para cualquier trámite de un procedimiento administrativo (art. 14.2.b), y para eso hace falta un certificado electrónico. Con la AEAT, presentar en papel autoliquidaciones, declaraciones u otros documentos con trascendencia tributaria cuando hay obligación de hacerlo por vía electrónica es infracción grave con multa fija de 250 euros (art. 199.1 y 199.2 de la Ley General Tributaria). En las declaraciones informativas presentadas en papel la multa es de 100 euros por dato, con un mínimo de 250 euros (art. 199.4).

Para no llegar ahí, revisa las obligaciones fiscales de la comunidad en nuestras guías sobre cómo evitar multas de impuestos en la comunidad y qué IVA pagan las comunidades de propietarios.

Si preferís que el certificado y los trámites con Hacienda los lleve un administrador colegiado, calcula lo que costaría con Supervecina.