La designación y ejercicio del cargo de administrador de fincas: todo lo que debes saber

Al administrador lo nombra y lo cesa la junta de propietarios (art. 14.a LPH), con la mayoría general del art. 17.7: en primera convocatoria, la mayoría del total de propietarios que sume también la mayoría de las cuotas; en segunda, la mayoría de los asistentes, siempre que represente más de la mitad de las cuotas de los presentes. El cargo dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa, y la junta puede removerlo antes de tiempo en una junta extraordinaria (art. 13.7 LPH). Puede ejercerlo cualquier propietario, un profesional con cualificación legalmente reconocida o una sociedad (art. 13.6), y si la junta no nombra a nadie, sus funciones las asume el presidente (art. 13.5).

Si vives en una comunidad de propietarios, seguramente te habrás preguntado alguna vez quién es el administrador de fincas y qué hace. El administrador de fincas es un profesional que se encarga de gestionar los asuntos económicos, administrativos y técnicos de la comunidad, velando por el buen funcionamiento de la misma y el cumplimiento de sus obligaciones legales. La designación y ejercicio del cargo de administrador de fincas están regulados por la Ley de Propiedad Horizontal.

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¿Cómo se lleva a cavo la designación del cargo de administrador de fincas?

El administrador de fincas es nombrado por la junta de propietarios, que es el órgano soberano de la comunidad. La mayoría cambia según la convocatoria. En primera, hace falta el voto de la mayoría del total de propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas. En segunda, basta la mayoría de los asistentes, siempre que esos votos representen más de la mitad de las cuotas de los presentes.

Ejemplo: en un edificio de 20 viviendas, en primera convocatoria necesitas al menos 11 votos a favor que sumen más del 50% de las cuotas. Si la junta se celebra en segunda convocatoria con 10 asistentes que suman el 60% de las cuotas, bastan 6 votos a favor siempre que esos 6 sumen más del 30% del total, es decir, más de la mitad de lo que representan los presentes.

El nombramiento debe constar en el acta de la junta y ser comunicado al administrador elegido. Además, es conveniente que se firme un contrato entre el presidente y el administrador, donde se establezcan los derechos y obligaciones de ambas partes, así como la duración del mandato, la retribución y las causas de resolución.

La LPH no prevé mandatos de tres o cinco años. El nombramiento se hace por un año, salvo que los estatutos dispongan otra cosa (art. 13.7 LPH), y por eso lo normal es ratificarlo en la junta ordinaria de cada año. Otra cosa es la duración del contrato de servicios que firme la comunidad: puedes ver cómo encaja con el cese en cómo cesar al administrador antes de que acabe el contrato.

Si la junta no llega a nombrar administrador, no hay vacío: sus funciones las ejerce el presidente, salvo que los estatutos o la junta decidan separar los cargos (art. 13.5 LPH).

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¿Qué requisitos debe cumplir el administrador de fincas?

La ley fija quién puede serlo, sin exigir colegiación. Dice el art. 13.6 LPH: «El cargo de administrador y, en su caso, el de secretario-administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico». Si no es un vecino, es recomendable que sea una persona con formación y experiencia en el ámbito inmobiliario, contable y jurídico.

Además, es aconsejable que el administrador esté colegiado en el Colegio Profesional de Administradores de Fincas correspondiente a su provincia. De esta forma, se garantiza que cumple con unos estándares éticos y profesionales, que dispone de un seguro de responsabilidad civil y que está sometido a un régimen disciplinario.

Ejercicio del cargo de administrador de fincas

El administrador de fincas debe desempeñar su cargo de forma diligente y profesional, de acuerdo con la Ley de Propiedad Horizontal y el reglamento de la comunidad.

El art. 20 LPH le atribuye estas funciones:

• Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios
• Preparar y someter a la junta el plan de gastos previsibles
• Atender la conservación del edificio y disponer las reparaciones urgentes, dando cuenta al presidente
• Ejecutar los acuerdos sobre obras y hacer los pagos y cobros
• Actuar, en su caso, como secretario y custodiar la documentación de la comunidad
• Las demás atribuciones que le confíe la junta, como la gestión de contratos o las obligaciones fiscales

Convocar la junta no es función suya: corresponde al presidente (art. 16.2 LPH), aunque en la práctica el administrador prepara la convocatoria. Tienes el detalle en las obligaciones de un administrador de fincas.

¿Puede el administrador de fincas delegar en un miembro de su despacho?

El administrador de fincas puede delegar algunas de sus funciones en un miembro de su despacho, siempre que cuente con el consentimiento de la comunidad y que se trate de tareas auxiliares o complementarias.

Por ejemplo, el administrador puede enviar a un empleado de su despacho a asistir a una junta en su lugar, si tiene algún impedimento para hacerlo. En ese caso, el empleado debe identificarse y actuar bajo las instrucciones del administrador.

Sin embargo, el administrador no puede delegar las funciones que requieren una cualificación profesional o una responsabilidad personal, como la firma de documentos oficiales o la representación legal de la comunidad.

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• Transparencia y seguridad. Toda la información y documentación de la comunidad está disponible en una plataforma online, accesible las 24 horas del día y protegida con las máximas garantías.
• Comunicación y participación. Los propietarios pueden comunicarse entre ellos y con el administrador mediante un chat, un foro o una app móvil, y quien no usa el móvil puede seguir haciéndolo por teléfono o recibir los avisos en papel. Además, pueden consultar online la documentación y los puntos del orden del día antes de la junta. El voto, eso sí, se emite en la junta, en persona o mediante representación con un escrito firmado (art. 15.1 LPH).
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¿Cómo se cesa al administrador de fincas?

El cese del administrador de fincas también lo acuerda la junta de propietarios, con la misma mayoría que el nombramiento (art. 17.7). Si se quiere cesar antes de que venza el año, hay que convocar una junta extraordinaria para ello (art. 13.7 LPH). Te contamos los pasos en cómo cambiar de administrador en tu comunidad.

El cese debe constar en el acta de la junta y ser comunicado al administrador cesado. Además, se deben liquidar las cuentas pendientes y entregar toda la documentación relativa a la comunidad.

El presidente no puede cesar ni nombrar al administrador por su cuenta: nombrar y remover los cargos es competencia de la junta (art. 14.a LPH).

La LPH no exige alegar una causa para el cese. En la práctica, los motivos más habituales son:

• Incumplimiento de sus obligaciones
• Incompetencia para el desempeño del cargo
• Falta de dedicación al cargo
• Incompatibilidad con el ejercicio de otras actividades