¿Se puede admitir una representación verbal en la junta de propietarios?

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Para acreditar la representación en una junta, la Ley de Propiedad Horizontal pide solo «un escrito firmado por el propietario» (art. 15.1 LPH), y esa es la forma que el presidente debe exigir como regla. Los tribunales entienden que ese escrito es un medio de prueba y no un requisito de validez: la Audiencia Provincial de Madrid, en su sentencia 418/2012, de 25 de julio (ECLI:ES:APM:2012:12360), admitió una delegación enviada por correo electrónico sin firma electrónica y el mandato verbal conocido y admitido en juntas anteriores para el mismo propietario y a favor de las mismas personas. La pauta práctica: pedir escrito o email y aceptar un mandato verbal solo si es notorio, dejando constancia en el acta de la junta.

La regla general: representación por escrito

El artículo 15.1 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que la asistencia a la junta de propietarios puede ser personal o por representación, «bastando para acreditar ésta un escrito firmado por el propietario». La representación por escrito es, por tanto, la regla general y la forma que cualquier propietario puede aportar sin discusión: un documento firmado en el que otorga la representación a otra persona. Tienes un modelo de delegación de voto listo para descargar en Word en nuestra guía.

El escrito conviene por varias razones prácticas:

• Garantizar la seguridad jurídica: permite acreditar de forma fehaciente quién es el representante y qué facultades tiene.
• Evitar fraudes: deja constancia de la voluntad del propietario representado.
• Agilizar la junta: el presidente puede verificar las representaciones de antemano y evitar discusiones en plena reunión.

Y, sobre todo, permite que decida quien no puede ir. Según la Consulta Supervecina de 2020, el 60% de las juntas se celebra con menos de la mitad de los propietarios, así que un modelo de delegación sencillo en la convocatoria suma voces a la decisión.

¿Es siempre inválida la representación verbal? Lo que matiza la jurisprudencia

Cuidado con el automatismo «sin papel, no hay representación»: los tribunales interpretan el art. 15.1 LPH como una forma ad probationem (un medio de prueba) y no como un requisito solemne de validez. La sentencia de referencia es la SAP Madrid 418/2012, de 25 de julio (Sección 25.ª, ECLI:ES:APM:2012:12360), que resolvió tres cosas:

1. El verbo «bastar» del art. 15.1 LPH advierte de que no es necesaria ninguna forma en especial: no puede exigirse poder notarial ni otro documento de fehaciencia pública.
2. Es válida la representación remitida por correo electrónico al presidente o al secretario-administrador; exigir que vaya avalada con firma electrónica «es una exigencia formal contraria al sentido de la norma».
3. Puede admitirse incluso el mandato verbal cuando resulta conocido y ha sido admitido en ocasiones anteriores para el mismo propietario y a favor de las mismas personas (en aquel caso, familiares que acudían habitualmente a las juntas). En la misma línea, la STS de 5 de febrero de 1992, en un caso de propiedad horizontal sobre la representación de varios propietarios para pedir la convocatoria de una junta, recordó que el apoderamiento no está sujeto a forma solemne.

Puedes consultar el texto íntegro de la sentencia (PDF, fuente CENDOJ).

En la práctica: el presidente puede y debe pedir el escrito como forma ordinaria de acreditación, pero un mandato verbal notorio (el familiar que representa al mismo propietario junta tras junta, con conocimiento de todos) no es automáticamente inválido, y rechazarlo de plano puede acabar discutiéndose ante los tribunales.

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La importancia de seguir la normativa

El presidente de la comunidad de propietarios tiene la obligación de velar por el cumplimiento de la ley. La pauta prudente es esta: exigir el escrito como regla, y reservar la admisión de una representación verbal solo para los casos en que sea notoria y venga admitiéndose de forma pacífica en juntas anteriores (el supuesto de la SAP Madrid 418/2012). Una representación verbal improvisada, de alguien desconocido o discutida por otros propietarios, no debe admitirse: genera problemas legales y confusiones durante la junta.

¿Qué hacer si un propietario insiste en la representación verbal?

Es posible que algunos propietarios insistan en utilizar representaciones verbales, a pesar de las indicaciones claras sobre la necesidad de que sean por escrito. En estos casos, si no se trata de un mandato notorio y admitido en juntas anteriores, el presidente debe mantenerse firme y recordar que el art. 15.1 LPH prevé el escrito firmado.

Si es necesario, el presidente debe informar al asistente de que no se admite su representación y de que no puede votar en nombre del propietario ausente. Puede ofrecerle la posibilidad de redactar una representación por escrito en ese mismo momento, si tiene los datos necesarios del propietario representado.

Si Supervecina es vuestro administrador de fincas, también se puede ofrecer la opción de votar online.

Si el propietario insiste en participar verbalmente, el presidente debe dejar constancia en el acta de la junta de su negativa a admitir la representación.

Consecuencias de admitir una representación verbal

Los votos de representantes cuentan para el quórum y para las mayorías, así que admitir una representación dudosa puede cambiar el resultado de un acuerdo. Las consecuencias pueden ser serias para el propietario representado y para la comunidad:

• Si el propietario al que se atribuyó la representación no la había otorgado, puede sostener que estuvo ausente e impugnar los acuerdos: la ley legitima a los ausentes por cualquier causa (art. 18.2 LPH).
• La comunidad podría ser demandada por los propietarios que salvaron su voto, si consideran que el acuerdo se adoptó en contra de la ley (art. 18.1.a y 18.2 LPH). La acción caduca a los tres meses, o al año si el acuerdo es contrario a la ley o a los estatutos (art. 18.3).

En resumen

La representación escrita es la regla general del art. 15.1 LPH y la única que el presidente puede verificar sin riesgo, pero no es un requisito solemne: la jurisprudencia admite la delegación por correo electrónico y, en supuestos de mandato notorio y admitido previamente, incluso la verbal (SAP Madrid 418/2012). El presidente debe pedir el escrito como pauta y valorar con prudencia los casos límite, dejando siempre constancia en el acta.

Recuerda que la ley está diseñada para proteger los derechos de todos los propietarios y garantizar un proceso justo y equitativo en la gestión de las comunidades de vecinos. Siempre es mejor seguir las normativas establecidas y evitar posibles conflictos legales en el futuro.

Consejos adicionales para el presidente:

• Informa a los propietarios con antelación de la necesidad de presentar las representaciones por escrito.
• Incluye en la convocatoria de la junta un modelo de representación que los propietarios puedan utilizar.
• Verifica las representaciones por escrito antes de iniciar la junta.
• Deja constancia en el acta de la junta de cualquier incidencia relacionada con las representaciones.

Revisar las delegaciones antes de la junta y reflejarlas bien en el acta es parte del día a día de un administrador. Si quieres que Supervecina lo haga en tu comunidad, puedes ver cuánto costaría.