Cómo constituir una comunidad de propietarios: título constitutivo, primera junta, NIF y libro de actas

Una comunidad de propietarios no nace cuando los vecinos se reúnen, sino cuando el edificio se divide en pisos o locales de dueños distintos. El documento clave es el título constitutivo, normalmente la escritura de división horizontal que otorga el promotor. En él se describe cada piso y se fija su cuota de participación (art. 5 de la Ley de Propiedad Horizontal). Incluso sin ese título, la ley se aplica a cualquier edificio que reúna los requisitos del artículo 396 del Código Civil (art. 2.b). Lo que queda después es organizarla: primera junta, presidente, NIF y libro de actas.

1. El título constitutivo y los estatutos

El título constitutivo describe el inmueble en su conjunto y cada piso o local con número correlativo, superficie, linderos, planta y anejos como garaje o trastero. También fija la cuota de participación de cada uno. La cuota la determina el propietario único al empezar a vender por pisos, el acuerdo de todos los propietarios, un laudo o una resolución judicial. Se calcula según la superficie útil, el emplazamiento interior o exterior, la situación y el uso previsible de los servicios comunes (art. 5).

El título puede incluir unos estatutos con reglas sobre uso, gastos, administración, seguros o reparaciones. No son obligatorios, pero si no se inscriben en el Registro de la Propiedad no perjudican a terceros (art. 5). Para cambiar el título o los estatutos hace falta unanimidad, salvo las excepciones que prevé la ley (art. 17.6). Qué ocurre si no hay estatutos lo explicamos en ¿es obligatorio tener estatutos en una comunidad?.

2. La primera junta y los cargos

La convoca el presidente o, en su defecto, los promotores de la reunión, indicando los asuntos, el lugar, el día y la hora (art. 16.2). Pueden pedirla la cuarta parte de los propietarios o quienes sumen el 25% de las cuotas (art. 16.1). Si acuden todos los propietarios y así lo deciden, la junta es válida aunque nadie la haya convocado (art. 16.3).

En esa junta se decide:

• El presidente, elegido entre los propietarios. Si no se logra elegirlo, se designa por turno rotatorio o sorteo. El cargo es obligatorio, y quien salga elegido puede pedir al juez su relevo en el mes siguiente (art. 13.2). Ideas para elegirlo en cómo elegir al presidente de la comunidad.
• Secretario y administrador. Si no se nombran por separado, esas funciones las ejerce el presidente (art. 13.5). El administrador puede ser un propietario o un profesional cualificado (art. 13.6).
• La duración de los cargos: un año, salvo que los estatutos digan otra cosa (art. 13.7).
• El presupuesto de gastos e ingresos (art. 14.b) y el fondo de reserva, que no puede ser inferior al 10% del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f).

Estos acuerdos se adoptan por la mayoría ordinaria: en primera convocatoria, mayoría de propietarios y de cuotas; en segunda, mayoría de los asistentes que represente más de la mitad de las cuotas presentes (art. 17.7).

En un edificio nuevo, esa primera junta es también el día en que muchos vecinos se ven las caras por primera vez. Merece la pena dedicar cinco minutos a presentarse antes de empezar con el orden del día.

3. El NIF de la comunidad

La comunidad necesita un número de identificación fiscal para sus relaciones con trascendencia tributaria (art. 18.1 del RD 1065/2007). En la práctica, también para abrir la cuenta bancaria o contratar suministros. El NIF de una comunidad en régimen de propiedad horizontal empieza por la letra H (art. 3 de la Orden EHA/451/2008).

Se solicita a la Agencia Tributaria con la declaración censal, que firma quien represente a la comunidad. Hay que aportar al menos un documento firmado en el que conste el acuerdo de constitución o que acredite la cotitularidad. Hacienda lo asigna en diez días. Es provisional hasta que se entrega la documentación pendiente, que debe aportarse en el plazo de un mes desde el otorgamiento de la escritura o la inscripción en el registro correspondiente (art. 24 del RD 1065/2007).

4. El libro de actas

Los acuerdos se recogen en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19.1 LPH). El artículo 415 del Reglamento Hipotecario fija cómo se hace:

• Se diligencia antes de usarlo, en el Registro del distrito donde está el edificio.
• Lo pide, mediante instancia, una persona que actúa por encargo del presidente.
• Las hojas deben estar numeradas y pueden ser móviles.
• El Registrador lo diligencia en cinco días, o en quince si hay justa causa.

Cada acta debe firmarse por el presidente y el secretario al terminar la reunión o en los diez días naturales siguientes (art. 19.3). Te contamos qué debe contener en el acta de la junta de propietarios.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta notario para constituir la comunidad?

Para la primera junta, no. El título constitutivo sí, si se quiere inscribir en el Registro de la Propiedad: los títulos inscribibles deben constar en escritura pública o documento auténtico (art. 3 de la Ley Hipotecaria). En Cataluña el Código Civil catalán lo exige expresamente (art. 553-9).

¿Qué pasa si nadie quiere ser presidente?

Se nombra por turno rotatorio o por sorteo, y el cargo es obligatorio. El designado solo puede librarse pidiendo el relevo al juez en el mes siguiente y alegando sus razones (art. 13.2). Más en qué hacer si nadie quiere ser presidente.

¿Cuánto tarda Hacienda en dar el NIF?

En diez días. Si falta documentación, es provisional hasta que se entrega (art. 24 del RD 1065/2007).